دفتر اداری مدرن چیست و چه ویژگی‌های دارد؟
محل کار مدرن چیست و چرا اهمیت دارد؟
یک محل کار مدرن معمولاً یک محیط اداری یا کاری است که به گونهای طراحی شده است که فضایی بازتر، مشارکتی‌تر و کارآمدتر داشته باشد. این موضوع منجر می‌شود شامل ویژگی‌هایی مانند فضاهای کاری انعطاف‌پذیر، فضاهای ملاقات مشترک و فناوری‌های پرتابل و سیّاری مثل لپ تاپ و تبلت باشد که به کارمندان اجازه دهد از هر کجا کار کنند.
داشتن یک چیدمان اداری مدرن مزایای زیادی دارد. یکی از آنها کمک به بهبود ارتباطات و همکاری بین کارمندان است. همچنین می‌تواند کار گروهی کارمندان را در پروژه‌ها و نظارت مدیران بر کارآمدی کارکنان را آسان‌تر کند. علاوه بر این مکان‌های کار مدرن اغلب مصرف منابع و انرژی کمتری نسبت به دفاتر سنتی دارند که می‌تواند در بلندمدت باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب‌وکارها و کم کردن ردپای کربنی ادراه شود.
برخی از رایج‌ترین ویژگی‌های چیدمان یک محل کار مدرن
فضای اداری باز:
همانطور که از نام آن پیداست، دفتر اداری با نقشه داخلی باز نوعی چیدمان اداری است که در آن همه کارکنان در یک طبقه و در یک فضای باز کار می کنند. این مدل دفتر اداری اساساً اتاقک‌های اداری را به نفع یک محیط کاری مشارکتی‌تر و خلاقانه‌تر تا حد زیادی حذف کرده است. البته باید اشاره کرد مدرن‌ترین و کارآمدترین طراحی‌ها به سمت طراحی ترکیبی و هیبرید می‌روند، به این معنا که مانند قبل فضای اداری کاملاً دارای پلان باز نخواهد بود.
فضای پذیرش:
قسمت پذیرش کنار ورودی قرار دارد بنابراین اولین فضایی است که در یک فضای کاری به آن وارد می‌شوید و می‌تواند بزرگ یا کوچک باشد. وظیفه اصلی آن خوشامدگویی به مراجعه‌کنندگان و راهنمایی آنها به فضای ملاقات است، اما علاوه بر آن کاربردهای دیگری نیز دارد.
فضای کار بر اساس نوع و ماهیت کار:
کار مبتنی بر فعالیت مفهومی است که به جای مکان به ماهیت کار فکر می‌کند. این دیدگاه و طراحی به کارکنان این آزادی را میدهد که تصمیم بگیرند چگونه و کجا بیشترین کارآمدی را دارند. یکی از محبوب‌ترین زیر مجموعه‌های این فضاها در دفتر، بخش همکاری است که خلاقیت و بهره‌وری را افزایش میدهد.
بخش همکاری:
فضاهای کاری مشترک برای گرد هم آوردن اعضای تیم و تسهیل نوآوری و بحث طراحی شده‌اند. بخش همکاری از اتاق‌های کنفرانس رسمی گرفته تا اتاق‌های ملاقات غیر رسمی‌تر و کوچک‌تر با تلویزیون برای ویدیوکال یا حتی مبل‌های کافه تریا را شامل می‌شوند.
صرف نظر از نوع طراحی این بخش، هدف اصلی آنها ایجاد یک محیط کاری است که الهام بخش و تشویق کننده به همکاری باشد.
میز کار مشترک و میز داغ(hot desking):
یک سیستم فضای‌کاری است که در آن میزها توسط افراد مختلف در زمان‌های مختلف و به صورت موقت استفاده می‌شوند. به طور معمول، هدف به حداکثر رساندن کارایی فضا و کاهش فضای اداری اضافی است. میز‌های داغ را می‌توان در دفاتر خصوصی و همچنین فضاهای کار اشتراکی اجرا کرد. در حالی که جنبه اجتماعی آن درواقع روشی برای تشویق همکاری بین رشته‌ای و تبادل نظرات است، اما انعطاف‌پذیری میز داغ اغلب در افزایش نوآوری کارکنان است.
اتاقک‌های تمرکز:
یکی از مسایل اداره با نقشه داخلی باز می‌تواند افزایش سروصدا و کاهش تمرکز باشد به همین دلیل در طراحی‌های نوین‌تر، یک اتاقک کاری سطح بالا با نوعی نیمکت که حواس‌پرتی بصری را محدود کرده و به شما امکان کار بدون وقفه را بدهد، در نظر گرفته می‌شود.
طراحی زیبای اتاقک های تمرکز در کنار ویژگی متریال‌هایی برای جذب صدا، آن را گزینه‌ای مناسب برای مطالعه، جلسات از راه دور، ویدیو کال، یا تکمیل کارهای که نیاز به تمرکز دارند، می‌کند.
بخش استراحت و آزاد کردن ذهن:
این فضا می‌تواند عملکردهای مختلفی را ارائه دهد؛ می‌تواند مکانی برای استراحت، تجدید انرژی، استراحت، ملاقات با مشتریان، برگزاری جلسات یا رویدادهایی برای بارش فکری کارکنان باشد.
اغلب اوقات فقط قرار گرفتن در محیط متفاوت که رسمیت کمتری دارد، می تواند به پیشبرد فرآیند خلاقانه و تبادل ایده‌ها کمک کند.
اتاق‌های آموزشی و کنفرانس:
معمولاً اتاق‌های آموزشی از اتاق‌های کنفرانس بزرگ‌تر هستند اما اتاق کنفرانس فضای اداری‌تر و رسمی‌تری دارد. اتاق‌های کنفرانس نیاز به تکونولوژی‌هایی برای ملاقات‌های مجازی و پیش نمایش ایده گروه دارند.
از اولین قدم‌های ایجاد یک محل کار مدرن
پیاده سازی راه‌حل های مدرن محل کار در کسب و کار شما می تواند یک کار دلهره آور باشد. با این حال، انجام این کار مزایای زیادی دارد. در اینجا به چند نکته برای نحوه شروع اشاره می‌شود.
1. نیازهای خود را ارزیابی کنید. چه مشکلاتی را می‌خواهید با یک محل کار مدرن حل کنید؟ افزایش همکاری؟ ارتباط کارآمدتر؟ انعطاف بیشتر برای کارمندان؟ هنگامی که بدانید برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کنید، می توانید به دنبال راه حل‌هایی باشید که متناسب با نیازهای شما باشد.
2. به دنبال راه حل هایی باشید که مبتنی بر فضای دخیره اطلاعات ابری و مجازی هستند. راه حل‌های مبتنی بر ابر به دلایل منظقی روز به روز محبوب‌تر می‌شوند. با اینکار انعطاف پذیری کار از هر کجا با هر دستگاهی را بیشتر کرده و در مجموع روندکار آسان‌تر و حتی مقرون به صرفه‌تر خواهد بود.
3. استفاده از فضای مجازی و انواع برنامه های کار گروهی مانند ماندی دات کام را حتما برای برای افزایش همکاری و ارتباطات در محیط کار، در نظر بگیرید. ابزارهایی مانند تلگرام، لینکدین و ماندی دات کام می توانند به کارمندان کمک کنند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به راحتی به اشتراک بگذارند.
4. بر فناوری‌های پرتابل و سیّار مانند لپ تاپ و تلبت سرمایه‌گذاری کنید. با افزایش روزافزون دورکاری، داشتن فناوری‌ای که به کارمندان اجازه دهد فارغ از جایی که هستند در ارتباط بار کار، مدیران و همکاران بمانند، مهم است. دستگاه‌های پرتابل مانند لپ‌تاپ، تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها می‌توانند به کارمندان کمک کنند حتی زمانی که در دفتر نیستند، کارآمد بمانند.
اینگونه کارمندان در زمان استراحت یا زمانی که باید برای مراقبت از اعضای خانواده‌ای که مریض شده یا هوای طوفانی خانه بنمانند بتوانند همچنان کارهای خود را به سرانجام برسانند. همچنین برای کاهش هزینه‌ها روزهایی را به دوکار بپردازند. در ادامه همانطور که درمقاله های قبل نیظ اشاره شد به کارمندان این اماکن را میدهد تا در فضای استراحت، اتاقک تمرکز یا میز داغ نیز کار کرده جایی که خود بیشترین کارآمدی خود را متصور می‌شوند.
5. ایجاد سیاست‌هایی که به کارکنان اجازه میدهد انعطاف پذیر کار کنند. مانند اجازه دادن به کارمندان برای کار پاره وقت یا دورکاری، اجازه دادن به آنها برای استراحت در طول روز و تغییر ساعات شروع و پایان کار خود. این راهکار‌‌ها نتیجه سال‌ها تکامل و تغییر در زمینه کار اداری است و در نظر گرفتن آنها قطعا برای شما می‌تواند مفید باشد.
6. کارمندان خود را با فناوری جدید آموزش دهید. مهم است که مطمئن شوید همه افراد شرکت شما قبل از اجرای فناوری جدید با آن آشنا هستند. در این جلسات میتوانید با همفکری کارمندان درباره فناوری‌های جدید، نحوه استفاده از آنها برای بهبود روند کار بحث کرده و سپس با جلسات آموزشی می تواند به کارکنان کمک کند تا یاد بگیرند که چگونه از ابزارهای جدید به طور موثر استفاده کنند و از آنها نهایت استفاده را ببرند.
7. محل کار مدرن روز‌به روز بیشتر دوستدار محیط زیست می شود. کارفرمایان در حال نصب پنل‌های خورشیدی و استفاده از مواد بازیافتی هستند تا ردپای کربنی خود را کاهش دهند. همچنین با اجازه دورکاری نیز ردپی کربنی کارکنان نیز کاهش پیدا می‌کند.
با پیروی از این مراحل، می توانید یک محل کار مدرن ایجاد کنید که باعث بهبود ارتباطات و همکاری بین کارکنان، افزایش بهره وری و بهبود رضایت کارکنان می شود
سخن آخر
اگر به دنبال طراحی یا بازسازی دفتر خود با تناسبات لارم هستید، مهم است که نیازهای کارمندان خود را در نظر بگیرید. یک محل کار مدرن باید با در نظر گرفتن انعطاف پذیری طراحی شود تا بتواند به راحتی با تغییرات تکنولوژی و گردش کار سازگار شود. همچنین مهم است که مطمئن شوید که فضا از نظر بصری جذاب است تا به تقویت روحیه کارکنان کمک کند..
شما میتوانید برای برخورداری از خدمات طراحی، اجرا و مشاوره اجرا با ما تماس بگیرید.
0 دیدگاه